El Libro de Remuneraciones Electrónico (en adelante, “LRE”) surge como una forma de dar cumplimiento a las obligaciones de los empleadores de llevar un libro de remuneraciones, pero adaptado a la realidad digital de hoy en día. Su creación viene dada por la Dirección del Trabajo (en adelante, “DT”) a través del Dictamen 877/0061 del 10 de marzo del 2021, el cual reemplaza la obligación de llevar el libro de remuneraciones de forma física a un formato electrónico a contar de marzo del 2021 con la habilitación de la plataforma en el sitio web de la DT.
La obligación de llevar un registro de las remuneraciones se establece en el artículo 62 del Código del Trabajo, que señala la obligación de llevar un Libro Auxiliar de Remuneraciones (en adelante, “LAR”) para todo empleador que tenga cinco o más empleados. El LAR debe ser previamente foliado y timbrado por el Servicio de Impuestos Internos (en adelante, “SII”) y serán las remuneraciones que se registren en dicho libro las únicas que se considerarán como gasto para el empleador por concepto de remuneraciones.
Dado que la validez del LAR venía dada por el timbraje ante el SII, se hacía necesario reemplazar el timbraje por una forma digital. De esta forma, el 9 de marzo del 2021, con la Resolución Exenta número 292 el SII señala que se entiende cumplida con el envío de la información a la DT y su recepción conforme, dando pie al LRE.
El LRE corresponde a una plataforma electrónica disponible en la página web de la DT para que los empleadores informen de forma estandarizada y mensual los pagos de remuneraciones que realicen a sus trabajadores, el cual tiene carácter de equivalente a la obligación contenida en el artículo 62 del Código del Trabajo, por lo que este registro electrónico reemplaza de forma íntegra e irrevocable al LAR a partir del primer día del año calendario de inscripción del empleador y debe ser informado de forma mensual en la plataforma de la DT denominada “MiDT”3 a más tardar el día quince4 del mes siguiente a aquél que se verificó el pago efectivo de las remuneraciones.
Actualmente, la inscripción en el LRE se encuentra en fase voluntaria hasta la entrada en vigencia de la Ley 21.327 de Modernización de la Dirección del Trabajo (1 de octubre de 2021), donde se espera que con su vigencia y la emisión del Reglamento indicado en el incorporado artículo 515 del Código del Trabajo, se contemple dentro de las obligaciones en formato electrónico en el sitio “MiDT” la inscripción del LRE. De momento, la DT solo se ha pronunciado indicado que informará oficialmente cuando será la fecha en la que la inscripción pase a ser una obligación para los empleadores señalados en el artículo 62 del Código del Trabajo, pero se espera sea dentro del 2021.
Dentro de los beneficios de pasar de un LAR a un LRE podemos destacar el ahorro de espacio físico, no tener que realizar la tramitación presencial de timbraje y conservación de los antecedentes de forma más accesible y duradera. De la mano se encuentra el desafío de adaptarse a la forma de declaración y las complejidades y/o errores que se puedan presentar al usar el sistema establecido, aunque éste tiene bastante similitudes con el sistema de declaraciones juradas del SII.
Cambios en cumplimiento DJ 1887
Con fecha 31 de agosto de 2021, el SII emitió la Resolución Exenta número 103 en la cual se establece la creación del “Registro Anual sobre retenciones efectuadas conforme a los artículos 42 N° 1 y 74 Nº 1 de la Ley de Impuesto a la Renta” para aquellos contribuyentes que estén obligados a presentar la Declaración Jurada 18875 sobre rentas del art. 42 Nº 1 (sueldos), otros componentes de la remuneración y retenciones del impuesto único de segunda categoría de la Ley de la Renta (en adelante, “DJ 1887”). Este registro será confeccionado por el SII en base a la información que le comparta la DT6 respecto de los LRE subidos por los contribuyentes a la plataforma “MiDT”.
El propósito de la creación del registro mencionado es que con éste el SII podrá realizar la confección automática de la DJ 1887 al 16 de marzo de cada año o día hábil siguiente con la información respecto del año anterior. De esta manera, se entenderá cumplida la obligación de presentar esta declaración jurada, sin embargo, el contribuyente podrá optar por presentar esta declaración jurada de forma previa siendo ésta la considerada para efectos de cumplimiento tributario.
Este cambio en la obligación de presentación de la DJ 1887 rige a contar del año comercial 2021, siendo aplicable por primera vez en el año tributario 2022.
¿Qué sucede con los empleadores con menos de 5 trabajadores?
La creación el LRE, y la declaración automática de la DJ 1887 por el SII, es de gran ayuda para el empleador y se condice con las herramientas digitales a las que se tiene acceso hoy en día. Sin embargo, existen empleadores que no se verían beneficiados por la obligación de llevar el LRE. Lo anterior producto de que como se indicó, la obligación del LRE será para empleadores de cinco o más trabajadores (reemplaza al LAR), sin perjuicio de ello, la DJ 1887 debe ser declarada por todo contribuyente que haya pagado remuneraciones a trabajadores. De esta forma nos encontramos con contribuyentes que siendo empleadores deben declarar la DJ 1887 pero no llevar un LRE al tener menos de cinco trabajadores, por tanto el SII no les podría realizar la declaración de la DJ al no contar con los datos en la DT.
Al respecto, la DT ha señalado que si bien no existe una obligación de llevar el LRE para empleadores con menos de cinco trabajadores tampoco existe una restricción, pudiendo así todo empleador usar la plataforma dispuesta para presentar el LRE independiente de la cantidad de trabajadores que tenga7.
De esta forma queda a juicio del empleador, con menos de cinco trabajadores, si beneficiarse de la declaración mensual del LRE en la DT y que el SII pueda confeccionar su DJ 1887 o bien llevar el control de sus remuneraciones como lo ha realizado hasta la fecha y declarar su declaración jurada.
